Termin związania ofertą

Termin związania ofertą jest tematem, z którym spotka się większość przedsiębiorców startujących w przetargach. Jednocześnie wzbudza on sporo wątpliwości.

Z dzisiejszego artykułu dowiesz się między innymi:

• Czym jest termin związania ofertą?
• Ile wynosi i jak go obliczyć?
• W jaki sposób należy go przedłużyć?
• Czy wykonawca może samodzielnie przedłużyć termin związania ofertą?

Zapraszam do lektury!

*****

Artykuł możesz również przesłuchać w moim Podcaście Przetargowym:

*****

Co to jest jest termin związania ofertą?

Zacznijmy od wyjaśnienia sobie, czym właściwie jest termin związania ofertą.

Otóż termin związania ofertą jest to okres czasu, w którym wykonawca nie może wycofać lub zmienić swojej oferty. Może tylko czekać na to, czy Zamawiający ją wybierze jako najkorzystniejszą, czy też nie.

Wyobraźmy sobie, że czegoś takiego jak termin związania ofertą w ogóle by nie było.

W takiej sytuacji zapanowałby kompletny chaos. Wykonawcy mogliby jednego dnia składać oferty, a drugiego dnia się z nich wycofywać. W związku z tym zamawiający praktycznie nie miałby możliwości wyboru oferty najkorzystniejszej.

Natomiast gdyby termin związania ofertą nie był w żaden sposób ograniczony, to zamawiający miałby z kolei pełną kontrolę nad wykonawcami.

Wykonawcy mogliby bowiem złożyć oferty np. w styczniu, a zamawiający zbadać je i ocenić np. w grudniu. A tymczasem przez 12 miesięcy sytuacja gospodarcza może się zmienić diametralnie. I oferty, które zostały złożone w styczniu, w grudniu mogą być już całkowicie nieaktualne.

Z tego powodu wprowadzono taką instytucję jak termin związania ofertą (żeby chronić zamawiających i zapewnić im stabilność), ale również określono maksymalny termin związania ofertą (żeby chronić wykonawców). Ma on zmobilizować zamawiającego do jak najszybszego zakończenia postępowania przetargowego. Jeżeli bowiem będzie zwlekać, to może okazać się, że termin związania ofertą upłynie, a żaden z wykonawców go nie przedłuży. I tym samym zamawiający nie będzie w stanie wybrać żadnej oferty.

Ile wynosi termin związania ofertą?

Generalnie to zamawiający decyduje, ile wynosi termin związania ofertą. Zamawiający jest jednak ograniczony maksymalnymi terminami określonymi w ustawie.

• W przypadku postępowań prowadzonych poniżej progów unijnych (czyli na przykład w trybie podstawowym) maksymalny termin związania ofertą wynosi 30 dni.
• Natomiast w przypadku postępowań prowadzonych powyżej progów unijnych (czyli na przykład w trybie przetargu nieograniczonego) maksymalny termin związania ofertą wynosi już 90 dni.
• Pozostają jeszcze przetargi o najwyższej wartości (czyli powyżej 20 mln euro dla robót budowlanych i powyżej 10 mln euro dla dostaw i usług). W nich maksymalny termin związania ofertą wynosi 120 dni.

Nie muszę chyba dodawać, że zamawiający najczęściej wybierają najdłuższy termin związania ofertą, jaki mogą (czyli odpowiedni0 30/90/120 dni)?

Przy czym termin związania ofertą musi być podany przez zamawiającego jako konkretna data. Nie jest więc wystarczające, że zamawiający napisze, że wykonawcy są związani ofertą 30 dni od dnia terminu składania ofert. Musi wskazać konkretną datą (np. do dnia 30 września 2024 r.).

W terminie związania ofertą wykonawca nie może wycofać złożonej oferty, jak również nie może jej w żaden sposób zmodyfikować.

Jak liczyć termin związania ofertą?

Obliczenia terminu związania ofertą dokonuje się w nieco inny sposób niż obliczeń innych terminów.

Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu cywilnego jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Inaczej jest jednak przy obliczeniu terminu związania ofertą. Pierwszym dniem jest bowiem właśnie dzień, w którym upływa termin składania ofert.

          >>> Czym są przedmiotowe i podmiotowe środki dowodowe?

W rezultacie jeżeli na przykład w postępowaniu prowadzonym poniżej progów unijnych składanie ofert zostało wyznaczone na godzinę 10:00, to wykonawca tak naprawdę związany jest ofertą przez 29 dni i 14 godzin. Z pierwszego dnia „wyleciało mu” 10 godzin w związku z tym, że termin składania ofert został wyznaczony na godzinę 10:00.

Przedłużenie terminu związania ofertą

W porządku. Wiemy już, że zamawiający powinien dążyć do tego, żeby zakończyć postępowanie w terminie związania ofertą (czyli w zależności od rodzaju przetargu zakończyć postępowanie w terminie 30, 90, lub 120 dni).

Co jednak stanie się, jeżeli zamawiającemu się to nie uda?

W postępowaniu dochodzi bowiem do wielu różnych wydarzeń, np. wezwań do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, wyjaśnień dokumentów, uzupełnienia dokumentów, itd. Może się również zdarzyć złożenie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. Przez różne okoliczności zamawiający nie zawsze jest w stanie wyrobić się w terminie.

W takiej sytuacji zamawiający ma prawo jeden raz zwrócić się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą. Składając wykonawcom taki wniosek zamawiający musi wskazać, o ile wykonawcy powinni przedłużyć termin związania ofertą.

Przy czym zamawiający znowu nie ma tutaj pełnej swobody. W przypadku postępowań powyżej progów unijnych maksymalny termin, o jaki może zawnioskować, to 60 dodatkowych dni. Natomiast w przypadku postępowań poniżej progów unijnych maksymalny termin to 30 dni.

Co może zrobić wykonawca?

Gdy wykonawca otrzyma od zamawiającego wniosek o przedłużenie terminu związania ofertą może zasadniczo zrobić dwie rzeczy.

Przedłużenie terminu

Jeżeli wykonawca jest nadal zainteresowany wygraniem przetargu, to powinien przedłużyć termin związania ofertą zgodnie z wnioskiem zamawiającego.

Przy czym musi to zrobić dokładnie tak, jak zażądał zamawiający. Jeżeli na przykład zamawiający w postępowaniu poniżej progów unijnych korzysta z maksymalnego terminu (czyli 30 dni) i z takim wnioskiem występuje do wykonawcy, to wykonawca musi przedłużyć termin o 30 dni (nie może przedłużyć np. tylko o kolejne 15 dni).

          >>> Czy muszę przedstawić tłumaczenie dokumentu sporządzone przez tłumacza przysięgłego?

Musimy też pamiętać, że jeżeli zamawiający wymagał w postępowaniu wniesienia wadium, to przedłużenie terminu związania ofertą jest możliwe wyłącznie wraz z przedłużeniem ważności wadium (lub ewentualnie wraz z wniesieniem nowego wadium).

W przypadku wadium wniesionego w pieniądzu problem praktycznie nie występuje. Pieniądze po prostu są nadal na koncie zamawiającego. Natomiast w przypadku wadium w formie niepieniężnej (np. w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej) konieczny będzie odpowiedni aneks do dokumentu.

Jeżeli wykonawca przedłuży termin związania ofertą, a następnie zamawiający wybierze w terminie związania ofertą ofertę tego wykonawcy jako najkorzystniejszą, ale następnie wykonawca odmówi podpisania umowy, to czekają go negatywne konsekwencje, w tym utrata wadium.

Odmowa przedłużenia

Może się też zdarzyć, że po wpłynięciu wniosku o przedłużenie terminu związania ofertą wykonawca stwierdzi, że nie jest już nadal zainteresowany przetargiem. Może to nastąpić z wielu powodów. Na przykład ceny materiałów, które są niezbędne wykonania zamówienia, poszybowały do góry. I w rezultacie cena, którą wykonawca zaoferował zamawiającemu jakiś czas temu, przestała już być dla wykonawcy atrakcyjna. A wręcz realizacja zamówienia za taką cenę mogłoby spowodować stratę.

W takiej sytuacji wykonawca powinien odmówić przedłużenia terminu związania ofertą. A w konsekwencji jego oferta zostanie odrzucona, ale nie będzie się to wiązać z żadnymi innymi negatywnymi konsekwencjami. W szczególności wykonawca odzyska wpłacone/ustanowione wcześniej wadium.

Warto też mieć na uwadze, że jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego nie odpowie nic, to traktowane jest to jakby po prostu nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

Dalsze przedłużenia

Okay, mamy więc sytuację, w której zamawiający nie wyrobił się z zakończeniem postępowania w pierwotnym terminie związania ofertą i poprosił wykonawców o przedłużenie terminu związania.

W takiej sytuacji maksymalny termin związania wynosi:

• W przypadku postępowań prowadzonych poniżej progów unijnych: 30 dni podstawowy TZO + 30 dni dodatkowy TZO = 60 dni.
• Natomiast w przypadku postępowań prowadzonych powyżej progów unijnych 90 dni podstawowy TZO + 60 dni dodatkowy TZO = 150 dni.
• Pozostają jeszcze przetargi o najwyższej wartości (czyli powyżej 20 mln euro dla robót budowlanych i powyżej 10 mln euro dla dostaw i usług): 120 dni podstawowy TZO + 60 dni dodatkowy TZO = 180 dni.

Co jednak w sytuacji, gdy zamawiający nawet w takim czasie nie zdąży zakończyć postępowania?

          >>> Czy można uzupełnić tłumaczenie podmiotowych środków dowodowych?

Otóż w takiej sytuacji zamawiający nie ma prawa wezwać wykonawcy po raz drugi do przedłużenia terminu związania ofertą. Ustawa stanowi bowiem wyraźnie, że zamawiający takie wezwanie może wystosować wyłącznie jeden raz.

Jest to więc swego rodzaju „kara” dla zamawiającego za to, że nie udało mu się zakończyć postępowania w terminie. Zamawiający traci gwarancje stabilności.

Co w takim razie powinien zrobić zamawiający?

Wniosek o wyrażenie zgody na wybór oferty jako najkorzystniejszej

Zamawiający proceduje w takiej sytuacji praktycznie w taki sam sposób. Z tym, że na prawie samym końcu postępowania, to znaczy przed wyborem oferty najkorzystniejszej, musi złożyć do wykonawcy, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, wniosek o wyrażenie pisemnej zgody na wybór jego oferty jako najkorzystniejszej.

Oznacza to więc, że to wykonawca jest w tym przypadku królem sytuacji. Jego termin związania ofertą bowiem już upłynął, a w konsekwencji wadium zostało już jakiś czas temu zwrócone. I teraz od wykonawcy zależy, czy jak dostanie wniosek od zamawiającego, to wyrazi zgodę, czy też nie.

Wykonawca nie musi się więc już określać na z góry określony termin, czy jest związany ofertą, czy też nie. Nie musi przedłużać wadium. Po prostu otrzymuje zwrot wadium i czeka na ruch zamawiającego.

A jak otrzyma wniosek o wyrażenie pisemnej zgody na wybór jego oferty jako najkorzystniejszej, to dopiero wtedy podejmie decyzję, czy taką zgodę wyrazi, czy też nie.

Jeżeli wykonawca wyrazi – jego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.

          >>> W jaki sposób należy uiścić opłatę od odwołania do KIO?

Jeżeli natomiast wykonawca nie wyrazi zgody, to jego oferta zostanie odrzucona, ale bez żadnych konsekwencji (wadium powinno zostać zwrócone już jakiś czas wcześniej). W takiej sytuacji zamawiający musi zwrócić się z analogicznym wnioskiem do kolejnego wykonawcy.

Jeżeli kolejny wykonawca też odmówi zamawiającemu, to zamawiający może mieć problem. Jest to jednak konsekwencja tego, że nie udało mu się zakończyć postępowania w terminie. W przypadku bowiem zakończenia postępowania w terminie wykonawcy byliby związani ofertą i odmowa wykonawcy spowodowałaby możliwość zatrzymania wadium przez zamawiającego.

Czy wykonawca może samodzielnie przedłużyć termin związania ofertą?

To zagadnienie zastanawia wiele osób.

Wątpliwości wynikają z faktu, że w obecnie obowiązującej ustawie Prawo zamówień publicznych nie ma przepisu, który wprost stanowiłby, że wykonawca może samodzielnie przedłużyć termin związania ofertą. A w konsekwencji pojawiły się dwa odrębne stanowiska.

Moje zdanie na ten temat jest jednoznaczne – pod względem prawnym wykonawca ma taką możliwość, natomiast pod względem biznesowym jest to dla wykonawcy rozwiązaniu zupełnie nieopłacalne.

Zacznijmy od kwestii prawnych. Moim zdaniem fakt, że w ustawie Prawo zamówień publicznych nie ma przepisu, który wprost stanowiłby, że wykonawca może samodzielnie przedłużyć termin związania ofertą, nie jest żadną przeszkodą.

W sprawach nieuregulowanych stosujemy bowiem Kodeks cywilny. A Kodeks cywilny wprowadza nam bardzo szeroką zasadę swobody umów. Moim zdaniem czynność samodzielnego przedłużenia terminu związania ofertą jak najbardziej wpisuje się w tę zasadę.

Natomiast z biznesowego punktu widzenia samodzielne przedłużenie terminu związania ofertą jest zupełnie nieopłacalne. To przede wszystkim zamawiający musi pilnować dla siebie, żeby wykonawcy byli związani ofertami.

Dla wykonawcy upływ terminu związania ofertą jest komfortową sytuacją. Zamawiający zwróci wykonawcy wadium. A ponadto wykonawca może spokojnie czekać na dalszy rozwój wypadków i dopiero na sam koniec podjąć decyzję, czy jest nadal zainteresowany wygraniem przetargu (nie podejmując z góry zobowiązań).

          >>> Kiedy należy wezwać wykonawcę do wyjaśnień rażąco niskiej ceny?

Tym samym samodzielne przedłużenie terminu związania ofertą jest możliwe prawnie, ale z biznesowego punktu widzenia jest dla wykonawcy zupełnie nieopłacalne. W takiej sytuacji wykonawca sam na siebie nakłada zobowiązanie. A ponadto przedłużyć termin związania ofertą może tylko wraz z jednoczesnym przedłużeniem wadium. Musi więc przedłużyć wadium, które normalnie zostałoby już wykonawcy zwrócone.

Pamiętajmy jednak, że wszystkie te uwagi dotyczą wyłącznie samodzielnego przedłużenia. W sytuacji wniosku zamawiającego sytuacja wygląda zupełnie inaczej, co opisałem wyżej w rozdziale „Co może zrobić wykonawca”.

Zawieszenie terminu związania ofertą

W obecnie obwiązujących przepisach brak jest regulacji dotyczącej zawieszenia terminu związania ofertą.

W poprzednio obowiązującej ustawie w określonych przypadkach termin związania ofertą ulegał zawieszeniu w przypadku wpłynięcia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

Jednak w obecnie obowiązującej ustawie brak jest takich regulacji. Termin związania ofertą nie ulega w żadnym przypadku zawieszeniu.

Termin związania ofertą – podstawa prawna

Na gruncie ustawy Prawo zamówień publicznych kwestie związane z terminem związania ofertą uregulowane są przez poniższe przepisy.

Dla postępowań o wartości równej lub przekraczającej progi unijne:

Art. 220

Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż:

90 dni,

120 dni – jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro

– od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.

Zamawiający określa w dokumentach zamówienia termin związania ofertą przez wskazanie daty.

W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 60 dni.

Przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

W przypadku gdy zamawiający żąda wniesienia wadium, przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

Natomiast dla postępowań o wartości mniejszej niż progi unijne:

Art. 307

Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego datą w dokumentach zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.

W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni.

Przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, wymaga złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą.

W przypadku gdy zamawiający żąda wniesienia wadium, przedłużenie terminu związania ofertą, o którym mowa w ust. 2, następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jaki jest termin związania ofertą?

Podsumowując termin związania ofertą określony przez zamawiającego nie może być dłuższy niż:

• 30 dni – w przypadku postępowań poniżej progów unijnych.
• 90 dni – w przypadku postępowań o wartości równej lub wyższej od progów unijnych.
• 120 dni – w przypadku zamówień o największej wartości (czyli powyżej 20 mln euro dla robót budowlanych i powyżej 10 mln euro dla dostaw i usług).

Zamawiający może jednokrotnie wezwać o przedłużenie terminu związania ofertą o okres niedłuższy niż:

• 30 dni – w przypadku postępowań poniżej progów unijnych.
• 60 dni – w przypadku postępowań o wartości równej lub wyższej od progów unijnych.

Jak liczyć bieg terminu związania ofertą?

Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Oznacza to, że dzień terminu składania ofert jest pierwszym dniem terminu związania ofertą.

Jeżeli więc termin składania ofert miał miejsce na przykład w dniu 1 lutego 2024 r. to dzień ten będzie pierwszym dniem terminu związania ofertą, 2 luty 2024 r. – drugim dniem, 3 luty 2024 r. – trzecim dniem, i tak dalej.

Czy umowa musi być zawarta w terminie związania ofertą?

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie wprowadzają obowiązku, żeby umowa musiała zostać zawarta w terminie związania ofertą. W terminie związania ofertą (co do zasady) zamawiający musi dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej (lub – jeżeli ten termin minął – po otrzymaniu zgody wykonawcy na wybór jego oferty najkorzystniejszej). Natomiast nie ma obowiązku, żeby umowa została zawarta w terminie związania ofertą.

Od którego dnia liczyć przedłużenie terminu związania ofertą?

Przedłużenie terminu związania ofertą liczymy począwszy od pierwszego dnia następującego po dniu, w którym termin związania ofertą upłynąłby.

Na przykład w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne termin związania ofertą wynosi 30 dni. Załóżmy, że termin składania ofert upływa w dniu 1 lutego 2024 r. Ostatnim (czyli trzydziestym) dniem terminu związania ofertą będzie dzień 1 marca 2024 r. Jeżeli dojdzie do przedłużenia terminu związania ofertą, to pierwszym dniem przedłużonego terminu związania ofertą (a trzydziestym pierwszym dniem terminu związania ofertą ogółem) będzie dzień 2 marca 2024 r.

 Co oznacza termin związania ofertą Pzp?

Termin związania ofertą jest to okres czasu, w którym wykonawca nie może wycofać lub zmienić swojej oferty. Może tylko czekać na to, czy Zamawiający ją wybierze jako najkorzystniejszą, czy też nie.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że w tym artykule udało mi się zebrać wszystkie najważniejsze informacje na temat terminu związania ofertą. W przypadku dodatkowych pytań bardzo proszę o komentarz lub wiadomość.

Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984

*****

Zapisz się na Biuletyn Przetargowy oraz odbierz darmowego e-booka Wygraj z ofertą konkurenta. 5 pomysłów.

***

Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: