Odwołanie do KIO – 2024

Odwołanie do KIO to tytuł oraz główny temat mojego bloga. Do tej pory poruszyłem wiele ważnych zagadnień. Pomyślałem jednak, że przydałby się jeden artykuł, który zebrałby w jednym miejscu wszystkie najważniejsze informacje na temat odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.

Z lektury artykułu dowiesz się między innymi:

• Kiedy przysługuje odwołanie do KIO?
• Ile kosztuje wniesienie odwołania?
• W jakim terminie powinieneś wnieść odwołanie?
• Jak przygotować się na wniesienie odwołania?
• Czy istnieje wzór odwołania do KIO?
• Jakie są szanse na pozytywne rozstrzygnięcie sprawy?

Oraz wiele innych ważnych kwestii.

Zapraszam do lektury!

*****

Artykułu możesz również posłuchać w moim Podcaście Przetargowym:

*****

Kiedy przysługuje odwołanie od wyników przetargu?

Odwołanie do KIO (Krajowej Izby Odwoławczej) przysługuje, gdy zamawiający naruszy przepisy ustawy. Mówiąc inaczej, jeżeli wykonawca, który brał udział (lub w niektórych przypadkach zamierza brać udział) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, z jakiegoś powodu nie jest zadowolony z rozstrzygnięcia w tym postępowaniu, to może złożyć odwołanie właśnie do Krajowej Izby Odwoławczej.

Najczęściej będziesz rozważał złożenie odwołania z następujących powodów:

1. Zamawiający odrzucił Twoją ofertę.
2. Zamawiający zaniechał odrzucenia oferty Twojego konkurenta.
3. Zamawiający zaniechał wezwania Twojego konkurenta do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.
4. Zamawiający nie udostępnił Ci dokumentacji Twojego konkurenta, powołując się na to, że została zastrzeżona jako tajemnica przedsiębiorstwa.
5. Zamawiający wprowadził dyskryminujący warunek udziału w postępowaniu.
6. Zamawiający opisał przedmiot zamówienia w sposób naruszający uczciwą konkurencję.

Ponadto, trzeba pamiętać, że odwołanie przysługuje takiemu wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.

Art. 505 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych

Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.

Odwołanie wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę prowadzoną przez Urząd Zamówień Publicznych oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Art. 505 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych

Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Nie są to jednak częste przypadki. Najczęściej odwołania składają wykonawcy.

Ile kosztuje wniesienie odwołania do KIO?

Decydując się na wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej trzeba wziąć pod uwagę następujące koszty:

1. Wpis od odwołania.
2. Wynagrodzenie reprezentującej Cię kancelarii prawnej (jeżeli zdecydujesz się zlecić jej prowadzenie sprawy).
3. Opłaty skarbowe od pełnomocnictw.
4. Koszty, jakie będziesz musiał ponieść, jeżeli mimo wszystko przegrasz sprawę.

Największym kosztem jest wpis od odwołania. Wpis od odwołania jest zależny od tego, co jest przedmiotem zamówienia oraz od tego, czy postępowanie toczy się powyżej, czy też poniżej progów unijnych:

• Dostawy lub usługi poniżej progów unijnych – wpis wynosi 7.500 zł.
• Dostawy lub usługi powyżej progów unijnych – wpis wynosi 15.000 zł.
• Roboty budowlane poniżej progów unijnych – wpis wynosi 10.000 zł.
• Roboty budowlane powyżej progów unijnych – wpis wynosi 20.000 zł.

Wpis należy koniecznie uiścić w terminie do wniesienia odwołania.

W przypadku przegranej wpis przepada. Natomiast w przypadku wygranej odwołującemu przysługuje zwrot wpisu, chociaż jego zasady są mocno skomplikowane oraz zależne od konkretnej sytuacji.

Szczegółowe informacje dotyczące wszystkich kosztów odwołania do KIO znajdziesz w odrębnym artykule >>Koszt odwołania do KIO.

Ile czasu na odwołanie do KIO?

Termin na złożenie odwołania zależy przede wszystkim od tego, czy postępowanie toczy się powyżej, czy też poniżej progów unijnych.

Jeżeli postępowanie toczy się poniżej progów unijnych, to termin na wniesienie odwołania wynosi 5 dni od dnia przekazania przez zamawiającego informacji o podjęciu czynności, która stanowi podstawę odwołania.

Natomiast jeżeli postępowanie toczy się powyżej progów unijnych ten termin wynosi 10 dni.

Wszystkie szczegóły na temat terminu na złożenie odwołania znajdziesz w odrębnym artykule >>Termin na wniesienie odwołania.

Warto podkreślić, że terminy są naprawdę krótkie. Trzeba więc działać szybko.

Jak przygotować się na wniesienie odwołania?

Przede wszystkim musisz zgromadzić pełną dokumentację postępowania przetargowego.

Jeżeli chodzi o podstawowe dokumenty, takie jak ogłoszenie o zamówieniu, czy specyfikacja warunków zamówienia, to prawdopodobnie znajdziesz je jeszcze na stronie prowadzonego postępowania. Swoją ofertę oraz całą korespondencję pomiędzy Tobą a zamawiającym na pewno masz – pozostaje kwestia jej uporządkowania.

Pozostaje jeszcze zdobyć dokumenty dotyczące Twojego konkurenta oraz protokoły zamawiającego. W tym celu powinieneś złożyć wniosek o udostępnienie dokumentacji. Im szybciej go złożysz, tym szybciej zamawiający udostępni Ci dokumentację.

Szczegóły w tym zakresie znajdziesz w artykule >>Wgląd do ofert przetargowych.

Równolegle powinieneś podjąć decyzję, czy chcesz zająć się sprawą całkowicie samodzielnie, czy może chcesz skorzystać z pomocy kancelarii prawnej.

Ja rekomenduję tę drugą opcję. Najlepiej wybrać kancelarię specjalizującą się tylko w sprawach z zakresu prawa zamówień publicznych. W takim przypadku otrzymasz:

1. Indywidualną strategię postępowania uwzględniającą przygotowanie odwołania oraz reprezentowanie przed KIO.
2. Pewność, że odwołanie nie będzie zawierało żadnych braków formalnych.
3. Odwołanie, które będzie zawierało szczegółową analizę prawną problemu (w tym przytoczenie odpowiednich przepisów, dotychczasowego orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej, poglądów nauki prawa).
4. Obsługę wszystkich formalności, w tym złożenie odwołania.

Wzór odwołania do KIO

Jeżeli z jakichkolwiek powodów nie możesz lub nie chcesz skorzystać z pomocy kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie zamówień publicznych, to prawdopodobnie szukasz wzoru odwołania.

Specjalnie dla czytelników bloga przygotowałem wzór odwołania do KIO. Wzór wraz ze szczegółowym omówieniem możesz kupić w sklepie internetowym >>Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Wzór z omówieniem.

Dzięki wzorowi będziesz w stanie samodzielnie przygotować odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Produkt zawiera również dokładne omówienie, jak uzupełnić poszczególne pola oraz jakie dokumenty należy załączyć.

Przygotowanie odwołania zgodnie ze wzorem da Ci pewność, że spełnisz wszystkie wymogi formalne odwołania. A w konsekwencji Twoja sprawa będzie mogła zostać merytorycznie rozpoznana.

Odwołanie do KIO – procedura

Podsumowując, można powiedzieć, że procedura w przypadku odwołania do KIO powinna wyglądać następująco.

W pierwszej kolejności zadecyduj, czy skorzystasz z pomocy kancelarii specjalizującej się w prawie zamówień publicznych, czy jednak będziesz działać samodzielnie.

W przypadku jeżeli skorzystasz z usług kancelarii, to dalszą procedurą zajmie się już kancelaria (w tym doradzi, jakie są szanse na wygranie sprawy, doradzi, w jaki dalszy sposób musicie dalej razem działać i jakie obowiązki są po Twojej stronie, oraz weźmie na siebie wszystkie formalności).

Jeżeli jednak mimo wszystko zdecydujesz się działać samodzielnie, to Twoja procedura powinna wyglądać w następujący sposób.

1. Ustal, jaki jest w danym przypadku termin na wniesienie odwołania (a w konsekwencji, ile czasu Ci zostało).
2. Zbierz dokumenty ze strony internetowej zamawiającego.
3. Uporządkuj dokumenty, które są w Twoim posiadaniu.
4. Ustal, jakich dokumentów będziesz jeszcze potrzebował. Złóż do zamawiającego wniosek o udostępnienie brakującej dokumentacji.
5. Oszacuj szanse powodzenia odwołania.
6. Ustal, ile wynosi wpis od odwołania.
7. Następnie będziesz musiał podjąć ostateczną decyzję, czy składać odwołanie. To trudna decyzja, a pod uwagę trzeba wziąć szanse powodzenia odwołania, korzyść (zysk) w przypadku wygranej oraz koszty, jakie trzeba będzie ponieść w przypadku, jeżeli sprawa zakończy się przegraną.
8. Jeżeli zdecydujesz się wnosić odwołanie – musisz uiścić wpis od odwołania.
9. Następnie przygotuj odwołanie (możesz skorzystać ze wzoru).
10. Załatw wszystkie formalności związane ze złożeniem odwołania (w tym przesłanie odwołania do zamawiającego oraz złożenie w Krajowej Izbie Odwoławczej).
11. Sprawdź, czy do postępowania odwoławczego przystąpili inni wykonawcy.
12. Poczekaj na decyzję zamawiającego – czy będzie bronił swojego stanowiska, czy może zdecyduje się na uwzględnienie odwołania.
13. Czekaj na wyznaczenie przez KIO terminu posiedzenia.
14. Przygotuj strategię udziału w posiedzeniu i rozprawie (w tym strategię w zakresie dowodów).
15. Weź udział w posiedzeniu i rozprawie.
16. Ustal, jaki zapadł wyrok.
17. Poczekaj na doręczenie pisemnego wyroku wraz z uzasadnieniem.

Czy wniesienie odwołania wstrzymuje zawarcie umowy?

Jeżeli w postępowaniu przetargowym zostanie złożone odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, to zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu zakończenia sprawy przed KIO. Dzięki temu wykonawca, który złożył odwołanie, ma realne prawo do kontroli rozstrzygnięcia zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Art. 577 ustawy Prawo zamówień publicznych

W przypadku wniesienia odwołania zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze.

Warto jednak pamiętać, że zamawiający ma prawo złożyć do Krajowej Izby Odwoławczej wniosek o pozwolenie na wcześniejsze zawarcie umowy. Wniosek może zostać uwzględniony tylko w wyjątkowych okolicznościach, które miałyby negatywny skutek dla interesu publicznego.

Art. 578 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych

Zamawiający może złożyć do Izby wniosek o uchylenie zakazu zawarcia umowy, o którym mowa w art. 577.

Izba może uchylić zakaz zawarcia umowy, jeżeli:

1) niezawarcie umowy mogłoby spowodować negatywne skutki dla interesu publicznego, przewyższające korzyści związane z koniecznością ochrony wszystkich interesów, w odniesieniu do których zachodzi prawdopodobieństwo doznania uszczerbku w wyniku czynności podjętych przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

2) zamawiający uprawdopodobnił, że odwołanie wnoszone jest wyłącznie w celu uniemożliwienia zawarcia umowy.

Więcej szczegółów znajdziesz w odrębnym artykule >>Odwołanie do KIO a podpisanie umowy.

Jaki jest czas rozpatrzenia odwołania przez KIO?

Zgodnie z ustawą Krajowa Izba Odwoławcza ma 15 dni na rozpatrzenie odwołania.

Art. 544 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych

Izba rozpoznaje odwołanie w terminie 15 dni od dnia jego doręczenia Prezesowi Izby.

Jest to jednak termin wyłącznie instrukcyjny. Oznacza to, że za przekroczenie terminu nie grozi Krajowej Izbie Odwoławczej żadna sankcja.

W praktyce jednak KIO w zdecydowanej większości przypadków udaje się dotrzymać terminu. Z moich obserwacji wynika właśnie, że postępowanie odwoławcze trwa około 15 dni. Oczywiście jest to średnia – czasem będzie trwało 10 dni, a czasem 20 dni. Wszystko zależy od konkretnego przypadku.

W czasie największych obostrzeń związanych z pandemią COVID-19 faktyczny czas trwania postępowań odwoławczych uległ znacznemu wydłużeniu. Postępowania potrafiły trwać dwa miesiące, a nawet dłużej. Na szczęście obecnie Krajowa Izba Odwoławcza wróciła do sprawnego orzekania.

Więcej szczegółów możesz przeczytać w odrębnym artykule >>Czas trwania postępowania przed KIO

Czy można wycofać odwołanie do KIO?

Złożone odwołanie do KIO można wycofać.

Art. 520 ustawy Prawo zamówień publicznych

1. Odwołujący może cofnąć odwołanie do czasu zamknięcia rozprawy.
2. Cofnięte odwołanie nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem odwołania do Prezesa Izby.

Jeżeli wykonawca zrobi to przed otwarciem rozprawy, to Krajowa Izba Odwoławcza zwróci 90% wpisu, który wykonawca uiścił. Zatrzyma więc tylko 10% wpisu.

Warto jednak pamiętać, że jeżeli cofnięcie odwołania będzie miało miejsce na krócej niż dzień przed wyznaczonym terminem posiedzenia, to w takim przypadku dodatkowo zamawiający będzie miał prawo do żądania od odwołującego zwrotu kosztów.

Jeżeli więc rozważasz cofnięcie odwołania, to pod względem kosztów najlepiej zrobić to dzień przed wyznaczonym terminem posiedzenia. W takim przypadku stracisz jedynie 10% uiszczonego wpisu. Natomiast jeżeli odwołanie cofniesz w dniu posiedzenia, ale przed otwarciem rozprawy, to stracisz 10% wpisu, a dodatkowo będziesz musiał zwrócić koszty zamawiającego (jeżeli wniesie o ich przyznanie).

Jakie są szanse na pozytywne zakończenie sprawy?

Szanse na pozytywne zakończenie sprawy są trudne do oszacowania. Wszystko zależy od konkretnego przypadku.

W przypadku skorzystania z pomocy kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie zamówień publicznych pierwszym etapem współpracy jest oszacowanie szans powodzenia odwołania. Kancelaria mając doświadczenie w prowadzeniu wielu spraw jest w stanie mniej więcej przewidzieć, jakie rozstrzygnięcie wyda Krajowa Izba Odwoławcza oraz wydać na tej podstawie rekomendacje. Na podstawie takiej rekomendacji możesz podjąć świadomą decyzję, czy w danym przypadku chcesz złożyć odwołanie.

Warto przyjrzeć się również oficjalnym statystykom publikowanym przez Urząd Zamówień Publicznych. Poniższe dane dotyczą roku 2021 i zaczerpnąłem je z informatora Urzędu Zamówień Publicznych numer 4/2021.

• Zwrócone odwołania (co oznacza, że zawierały jakiś brak formalny) – 5%.
• Odrzucone odwołania (na przykład z powodu wniesienia po terminie) – 2%.
• Umorzone postępowania (na przykład z powodu cofnięcia odwołania) – 27%.
• Umorzone postępowania z powodu uwzględnienia zarzutów przez zamawiającego (zamawiający po wpłynięciu odwołania sam uwzględnił odwołanie i w konsekwencji sprawa zakończyła się bez odbycia rozprawy) – 18%.
• Oddalone odwołania – 30%.
• Uwzględnione odwołania – 18%.

Oznacza to, że jeżeli zignorujemy odwołania, które zawierały ewidentne braki oraz błędy oraz te, które zostały wycofane, to 36% odwołań zakończyło się po myśli odwołujących (uwzględnienie zarzutów przez zamawiającego lub przez Krajową Izbę Odwoławczą), a 30% niekorzystnie.

Czy można odwołać się od wyroku KIO?

Stronie niezadowolonej z rozstrzygnięcia Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się w terminie 14 dni od doręczenia orzeczenia Izby.

Warto jednak pamiętać, że skarga do sądu jest bardzo droga. Obecnie opłata od skargi wynosi trzykrotność wpisu od odwołania. A to oznacza, że należy się liczyć z wydatkiem od 22.500 zł do 60.000 zł.

Z tego powodu skargi na orzeczenia KIO są składane bardzo rzadko.

Czy istnieje alternatywa wobec odwołania do KIO?

Obecnie w przepisach prawa nie istnieje żaden inny sposób na zmianę decyzji zamawiającego niż odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Jeżeli wykonawca uważa, że zamawiający w przetargu naruszył przepisy, to wykonawcy pozostaje złożenie odwołania do KIO.

W praktyce część wykonawców zamiast odwołania do KIO decyduje się złożyć do zamawiającego pismo, w którym wnoszą o zmianę jego decyzji. Takie pismo nie ma wprawdzie żadnego umocowania prawnego, ale nie ma też przeszkód, żeby je złożyć. Zawsze jest jakaś minimalna szansa, że zamawiający zmieni swoją decyzję.

Z moich obserwacji wynika jednak, że są to jednostkowe przypadki. Jedynym skutecznym sposobem pozostaje złożenie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. W takim przypadku zagadnienie jest rozstrzygane przez niezależny organ.

Musisz też pamiętać, że złożenie do zamawiającego pisma nie przedłuży Ci w żaden sposób terminu na wniesienie odwołania. Jeżeli więc wniesiesz pismo licząc na odpowiedź zamawiającego, to w międzyczasie może się zdarzyć, że minie termin na wniesienie odwołania. Wielu zamawiających stosuje taktykę polegająca na udzielaniu odpowiedzi w ostatniej chwili, żeby wykonawca po uzyskaniu negatywnego stanowiska nie miał już czasu na złożenie odwołania.

Jeżeli więc już decydujesz się na przygotowanie nieoficjalnego pisma do zamawiającego (zamiast odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej), to warto zrobić to odpowiednio wcześniej oraz wyznaczyć zamawiającemu krótki termin na odpowiedź – z zagrożeniem, że w przypadku negatywnej odpowiedzi lub braku odpowiedzi w terminie nie pozostanie Ci nic innego, jak złożyć odwołanie do KIO.

Odwołanie do KIO – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak złożyć odwołanie do KIO?

Odwołanie należy złożyć do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Zasadniczo można to zrobić na dwa sposoby – elektronicznie oraz tradycyjnie.

W przypadku wnoszenia odwołania elektronicznie należy to zrobić za pośrednictwem platformy ePUAP. Natomiast w przypadku wnoszenia odwołania w tradycyjny sposób można złożyć odwołanie osobiście w siedzibie KIO lub też za pośrednictwem poczty czy też posłańca.

Musimy jednak pamiętać, że do upływu ustawowego terminu odwołanie musi wpłynąć do KIO. Samo nadanie pisma w terminie na poczcie nie będzie wystarczające.

Pamiętajmy również o obowiązku wcześniejszego przesłania odwołania (kopii odwołania) do zamawiającego oraz załączanie do odwołania do KIO potwierdzenia spełnienia tego obowiązku.

Ile czasu na odwołanie do KIO?

Generalnie termin na wniesienie odwołania do KIO zależy od tego, czy postępowanie przetargowe toczy się powyżej, czy też poniżej progów unijnych.

Jeżeli poniżej – termin wynosi 5 dni. Natomiast w przypadku postępowań o wartości równej lub powyżej progów unijnych – termin wynosi 10 dni.

Jak liczyć 5 dni na odwołanie?

Termin na wniesienie odwołania liczymy według zasad określonych w Kodeksie cywilnym. Oznacza to, że:

• Nie wliczamy dnia, w którym nastąpiło zdarzenie będące podstawą odwołania. Czyli jeżeli na przykład zamawiający poinformował Cię o wyborze jako oferty najkorzystniejszej oferty Twojego konkurenta w dniu 1 lutego 2024 r., to nie wliczasz tego dnia. Pierwszym dniem biegu terminu jest 2 lutego 2024 r.
• Wliczamy soboty, niedziele oraz święta.
• Jeżeli jednak ostatni dzień terminu przypada w sobotę, niedzielę lub święto, to termin na wniesienie odwołania upływa „przesuwa się” na kolejny dzień roboczy.

Ile kosztuje odwołanie od wyroku KIO?

Na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje skarga do Sądu Okręgowego. Opłata od skargi jest bardzo wysoka – wynosi trzykrotność wpisu od odwołania (czyli w zależności od rodzaju i wartości przetargu należy się liczyć z opłatą w wysokości od 22.500 zł do 60.000 zł).

Jak poprawnie napisać odwołanie?

Myślę, że najlepszym pomysłem jest jednak skorzystać z pomocy kancelarii specjalizującej się w prawie zamówień publicznych. Jeżeli jednak nie chcesz lub nie możesz skorzystać z takiej pomocy, to przede wszystkim musisz dokładnie zapoznać się ze wszystkimi formalnymi wymaganiami odwołania. Bez ich spełnienia Twoje odwołanie w ogóle nie zostanie rozpatrzone.

Odwołanie do KIO – podsumowanie

Złożenie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej jest trudnym zadaniem. Jest to jednak jedyny skuteczny sposób działania, w przypadku gdy zamawiający naruszył przepisy w prowadzonym przetargu.

Do jego wniesienia należy się solidnie przygotować oraz wziąć pod uwagę termin na wniesienie odwołania, koszty oraz wiele innych istotnych zagadnień. Pomocne okaże się skorzystanie z usług kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie zamówień publicznych.

Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984

*****

Przygotowujesz odwołanie?

Pobierz darmowego e-booka 5 największych błędów w odwołaniach do KIO, żeby dowiedzieć się, jak uniknąć najpoważniejszych pomyłek.

*****

Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: