Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny

Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – z tym tematem spotkał się niemal każdy przedsiębiorca startujący w przetargach.

Jest to bardzo istotny temat. Wystarczy spojrzeć, jak dużo sporów dotyczących rażąco niskiej ceny toczy się przed Krajową Izbą Odwoławczą.

W artykule postaram się pomóc wykonawcom okiełznać to zagadnienie.

Z lektury artykułu dowiesz się miedzy innymi:

• Kiedy otrzymasz wezwanie?
• Jak napisać wyjaśnienie rażąco niskiej ceny?
• Czy musisz załączyć dowody?
• W jakim terminie musisz udzielić wyjaśnień?
• Co się stanie, jeżeli nie udzielisz wyjaśnień lub będą one nieprawidłowe?
• Dlaczego warto przygotować porządne wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Zapraszam do lektury!

*****

Artykułu możesz również posłuchać w moim Podcaście Przetargowym:

*****

Kiedy otrzymam wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

Zacznijmy od wyjaśnienia, kiedy możesz spodziewać się otrzymania wezwania do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny.

Przepisy w tym zakresie są stosunkowo skomplikowane.

Musimy pamiętać o ogólnej zasadzie, zgodnie z którą zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny zawsze, jeżeli cena wydaje się być rażąco niska i budzi wątpliwości.

Oprócz ogólnej zasady mamy również dwa przypadki, które pozwalają nam matematycznie i „zero-jedynkowo” obliczyć, czy wykonawca powinien zostać wezwany do wyjaśnień.

Są to następujące przypadki:

• W przypadku gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania.
• W przypadku gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10.

Są to więc już wartości mierzalne i konkretne. Za ich pomocą możemy „zero – jedynkowo” zweryfikować, czy dany wykonawca powinien zostać wezwany do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Jakby tego było mało, to dodatkowo od tej zasady istnieje jednak wyjątek. Zgodnie z przepisem nie wzywa się do wyjaśnień, jeżeli rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Taką okolicznością może być na przykład fakt, że jeden z wykonawców zdecydowanie przestrzelił z ceną oferty, a tym samym bezsensownie zawyżył średnią arytmetyczną złożonych ofert.

Zdaję sobie sprawę, że zasady dotyczące wezwania są skomplikowane. Dlatego poświęciłem im cały odrębny artykuł. Możesz zapoznać się z nim pod tym linkiem >>Jak obliczyć, czy cena jest rażąco niska?

Z kolei, jeżeli interesuje Cię ogólnie temat rażąco niskiej ceny, to koniecznie przeczytaj ten artykuł >>Rażąco niska cena

Jak napisać wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

W porządku – otrzymałeś wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny (RNC)? W jaki sposób powinieneś na nie odpowiedzieć?

Twoim zadaniem jest udowodnić zamawiającemu, że jesteś w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę. Innymi słowy, musisz wykazać, że wszystkie koszty, jakie poniesiesz w związku z realizacją zamówienia, nie przewyższą wynagrodzenia, które zaoferowałeś zamawiającemu.

Nieodzowne będzie więc przygotowanie szczegółowej kalkulacji wszystkich kosztów, jakie poniesiesz.

Kalkulacja powinna być kompletna – to znaczy musi uwzględniać wszystkie koszty, jakie poniesiesz. Poza standardowymi kosztami warto również wyodrębnić dodatkowe pozycje, takie jak koszty pośrednie (czyli pozostałe, drobne koszty), rezerwę na nieprzewidziane wydatki lub niespodziewany wzrost kosztów oraz pozycję zysk.

Kalkulacja musi być szczegółowa. Wielu wykonawców ma pokusę, żeby w kalkulacji wyodrębnić tylko kilka najważniejszych pozycji. Tymczasem jest to błąd – kalkulacja musi być maksymalnie szczegółowa.

W przypadku zamówień, których przedmiotem są roboty budowlane, taką kalkulację można przygotować w formie szczegółowego kosztorysu ofertowego.

Warto również wskazać okoliczności, które sprawiają, że byłeś w stanie obniżyć cenę. Taką okolicznością może być na przykład posiadanie specjalnego rabatu od dostawców. Pamiętaj jednak, że nie wystarczy samo przytoczenie okoliczności. Musisz je jeszcze udowodnić. Jeżeli więc na przykład posiadasz specjalny rabat u dostawców, to wskazując na tę okoliczność załącz np. e-maila, w którym Twój dostawca przyznał Ci ten rabat.

Dowody

Poza samą kalkulacją konieczne będzie załączenie dowodów. Pismo bez dowodów w zdecydowanej większości przypadków okaże się niewystarczające.

Im więcej dowodów uda Ci się zgromadzić, tym lepiej.

W przepisach nie ma wskazanego żadnego przykładowego katalogu dowodów. To wykonawca sam decyduje, jakie dowody załączy. Muszą one być jednak adekwatne do sytuacji.

Dowodami mogą być na przykład oferty Twoich podwykonawców, oferty od Twoim dostawców, czy listy płac pracowników.

Pamiętaj proszę, że zgromadzone przez Ciebie dowody muszą odpowiadać kwotom, jakie wskazałeś w kalkulacji. Jeżeli więc na przykład w kalkulacji wskazałeś, że cena zakupu jakiegoś materiału będzie wynosić 10.000 zł, to nie możesz następnie przedstawić dowodu zakupu tego materiału za 15.000 zł. To całkowicie podważy wiarygodność Twojej kalkulacji. Wszystkie dane muszą być ze sobą spójne.

Bądź konkretny

Pamiętaj, że wyjaśnienia rażąco niskiej ceny muszą być konkretne, spójne, logiczne i szczegółowe.

Bez znaczenia będzie okoliczność, że „dysponujesz doświadczoną kadrą pracowników”, „masz duże doświadczenie”, czy że „dysponujesz sprzętem niezbędnym do wykonania zamówienia”.

Takie stwierdzenia nie wnoszą nic konkretnego do wyjaśnień.

Liczą się konkrety i twarda matematyka.

Ciężar dowodu

Bardzo istotne jest, że to na wykonawcy spoczywa ciężar udowodnienia, że jest w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę. Jeżeli wykonawca w ogóle nie udzieli wyjaśnień, lub też udzieli wyjaśnień, które nie potwierdzą, że jest w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę, to oferta wykonawcy zostanie odrzucona.

Należy jednak podkreślić, że zgodnie z przepisami, to wykonawca musi się postarać, żeby udowodnić realność swojej ceny.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej dotyczącego rażąco niskiej ceny.

W większości przypadku ciężar dowodu spoczywa po stronie odwołującego. To on musi udowodnić swoje racje, a jeżeli tego nie zrobi – przegra. Jednak w przypadku spraw dotyczących rażąco niskiej ceny następuje odwrócenie ciężaru dowodu.

Jeżeli złożyłeś wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, zamawiający je zaakceptował, ale następnie konkurent złożył odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej zarzucając, że Twoje wyjaśnienia są nieprawidłowe, to w takim przypadku ciężar udowodnienia, że jesteś w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę będzie spoczywał na Tobie (lub ewentualnie na zamawiającym, jeżeli nie zdecydujesz się na zgłoszenie przystąpienia), a nie na odwołującym.

Dlatego tak ważne jest prawidłowe udowodnienie, że jesteś w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę.

Odpowiedź na pytania zamawiającego

Generalnie wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny może mieć charakter ogólny lub szczegółowy.

W wezwaniu o charakterze ogólnym zamawiający wzywa wykonawcę do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny jako całości. Nie zwraca uwagi na elementy, które budzą jego szczególne wątpliwości. Wezwanie o charakterze ogólnym stanowi często po prostu przepisanie przepisu ustawy.

Natomiast w wezwaniu o charakterze szczegółowym zamawiający zwraca już uwagę na konkretne elementy, które budzą jego szczególne wątpliwości. Zadaje wykonawcy konkretne pytania.

Jeżeli otrzymasz wezwanie o charakterze szczegółowym, to Twoje pismo wyjaśniające koniecznie musi zawierać odpowiedź na wszystkie pytania i wątpliwości zamawiającego.

Wzór wyjaśnień rażąco niskiej ceny

Jeżeli z jakichkolwiek powodów nie możesz lub nie chcesz skorzystać z pomocy kancelarii prawnej specjalizującej się w prawie zamówień publicznych, to prawdopodobnie szukasz wzoru wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Specjalnie dla czytelników bloga przygotowałem wzór wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Wzór wraz ze szczegółowym omówieniem możesz kupić w sklepie internetowym >>Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Wzór z omówieniem.

Dzięki wzorowi będziesz w stanie samodzielnie przygotować wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Produkt zawiera również dokładne omówienie, jak uzupełnić poszczególne pola oraz jakie dokumenty należy załączyć.

Termin na udzielenie wyjaśnienia rażąco niskiej ceny

Ustawa nie narzuca zamawiającemu żadnego terminu. To zamawiający decyduje, jaki termin wyznaczy Ci na przygotowanie wyjaśnień.

Praktyka zamawiających jest różna. Duża część ma świadomość, że przygotowanie wyjaśnienia rażąco niskiej ceny nie jest łatwym zadaniem. Dlatego wyznaczają wykonawcom stosunkowo długi termin na przygotowanie wyjaśnień.

Są jednak również tacy zamawiający, którzy mają tendencję do wyznaczania bardzo krótkich terminów. Widziałem przypadki, w których w skomplikowanym przetargu Zamawiający wyznaczył zaledwie dwa dni.

Co zrobić w takim przypadku?

Na pewno trzeba działać szybko. Od razu po otrzymaniu wezwania zacznij przygotowywać wyjaśnienia oraz gromadzić odpowiednie dowody. Doświadczeni wykonawcy, którzy często otrzymują wezwanie do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, posiadają już odpowiednie wzory, które stanowią bazę i które wystarczy uzupełnić o szczegółowe informacje i dowody dotyczące konkretnego przetargu. W takiej sytuacji przygotowanie wyjaśnień jest dużo szybsze.

Możesz też napisać do zamawiającego wniosek o przedłużenie terminu na udzielenie wyjaśnień. Powołaj się na to, że przygotowanie wyjaśnień oraz zgromadzenie odpowiednich dowodów zajmuje jednak dużo czasu i nie jesteś w stanie zrobić tego w czasie, który wskazał zamawiający. Jeżeli odpowiednio umotywujesz swój wniosek, to zamawiający powinien zgodzić się na przedłużenie terminu.

Czy w razie czego otrzymam kolejne wezwanie do wyjaśnień?

Przepisy nie precyzują, ile ile razy zamawiający możne wezwać wykonawcę do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Przyjmuję się jednak, że takie wezwanie powinno mieć co do zasady miejsce tylko raz. W odpowiedzi na wezwanie wykonawca ma obowiązek udowodnić, że jest w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę.

Jeżeli tego nie zrobi, to jego oferta podlega odrzuceniu. Bez możliwości ponownego wezwania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Ponowne wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny jest możliwe tylko wówczas, jeżeli już pierwsze wyjaśnienia są rzetelne. W takiej sytuacji zamawiający może wystosować kolejne wezwanie do wyjaśnień, w którym zapyta o jakieś nowe wątpliwości lub poprosi o doprecyzowanie pewnych kwestii.

Nierzetelne pierwsze wyjaśnienia pozbawiają jednak możliwości skierowania kolejnego wezwania.

Na temat kolejnego wezwania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny możesz przeczytać odrębny artykuł, w którym dokładniej wyjaśniłem to zagadnienie. Artykuł znajdziesz pod tym linkiem >>Ponowne wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Skutki nieprawidłowych wyjaśnień

Skutkiem nieprawidłowych wyjaśnień będzie odrzucenie Twojej oferty.

Nastąpi to wtedy, jeżeli w ogóle nie złożysz żadnych wyjaśnień, ale także wtedy, gdy ze złożonych wyjaśnień będzie wynikało, że nie jesteś w stanie wykonać zamówienia za zaoferowaną cenę. Podstawą odrzucenia będzie również sytuacja, w której wprawdzie formalnie złożysz wyjaśnienia, ale będą one niekonkretne, ogólne i niepoparte żadnymi dowodami.

A czy oprócz odrzucenia oferty zamawiający zatrzyma również wadium? Na to pytanie odpowiadam w odrębnym artykule >>Rażąco niska cena a wadium.

Czy warto przygotowywać porządne wyjaśnienia rażąco niskiej ceny?

W tym miejscu chciałbym opowiedzieć o pewnej sytuacji, którą obserwuję na rynku. Część zamawiających akceptuje każde wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, jakie zostaną im przedstawione. Nawet jeżeli wyjaśnienia zajmowałyby tylko jedną stronę, nie było w nich żadnej konkretnej informacji i żadnego dowodu, czy chociażby kalkulacji.

To jest oczywiście niezgodne z przepisami, ponieważ zamawiający w przypadku otrzymania takich ogólnych wyjaśnień ma obowiązek odrzucić ofertę. Jeżeli jednak tego nie zrobi, a nikt nie wniesie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej, to decyzja zamawiającego się uprawomocni i wykonawca po prostu uzyska zamówienie.

Taka sytuacja sprawia, że wielu wykonawców przygotowuje nieodpowiednie wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Skoro bowiem są one akceptowane przez zamawiających, to po co niepotrzebnie poświęcać czas na przygotowanie prawidłowych wyjaśnień.

Taka strategia jest jednak moim zdaniem błędna.

Po pierwsze, wykonawca, nawet jeżeli składa zwykle oferty u mniejszych zamawiających, którzy mają tendencję do akceptowania każdych wyjaśnień, to wcześniej czy później trafi na zamawiającego, który odrzuci ofertę wykonawcy. A w takiej sytuacji wykonawca nie będzie w stanie nic zrobić. Będzie mógł wprawdzie złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, ale musi mieć świadomość, że najprawdopodobniej przegra, więc złożenie odwołania tylko zwiększy koszty. A znając Prawo Murphy’ego nastąpi to akurat w tym przetargu, na którym wykonawcy będzie najbardziej zależeć.

Po drugie, nawet jeżeli zamawiający zaakceptuje wyjaśnienia, to zawsze konkurent może złożyć odwołanie do KIO. A KIO nakaże odrzucenie oferty wykonawcy, który złożył nieprawidłowe wyjaśnienia.

Wreszcie po trzecie, wykonawca, który sam składa prawidłowe wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, zazwyczaj również kontroluje konkurencje pod tym względem. Jeżeli zauważy, że konkurent przygotował nieprawidłowe wyjaśnienia, to w takiej sytuacji złoży odwołanie do KIO i z dużym prawdopodobieństwem wygra sprawę. A dzięki temu uzyska zamówienie, mimo że na początku jego oferta wcale nie była najkorzystniejsza.

Żeby jednak zastosować taką taktykę, warto samemu przygotować porządne wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, żeby nie narazić się na kontratak.

Podsumowanie

Przygotowując wyjaśnienia rażąco niskiej ceny Twoim zadaniem jest udowodnić zamawiającemu, że jesteś w stanie wykonać zamówienie za zaoferowaną cenę. Wyjaśnienia muszą być konkretne, logiczne i rzeczowe. Konieczne jest przedstawienie szczegółowej kalkulacji, a w zdecydowanej większości przypadków również dowodów. To po stronie wykonawcy spoczywa bowiem ciężar udowodnienia.

Należy również pamiętać, żeby odpowiedzieć na wszystkie pytania zamawiającego zawarte w treści wezwania.

Skutkiem nieprawidłowych wyjaśnień (lub ich braku) będzie odrzucenie oferty wykonawcy, co spowoduje utratę szansy na realizację zamówienia.

Warto więc przygotować porządne wyjaśnienia rażąco niskiej ceny.

Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984

*****

Zapisz się na Biuletyn Przetargowy oraz odbierz darmowego e-booka 5 największych błędów w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny.

*****

Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: