Jak obliczyć, czy cena jest rażąco niska?

Jeżeli bierzesz udział w postępowaniach przetargowych, to z dużym prawdopodobieństwem przynajmniej raz zostałeś wezwany do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Ale czy zastanawiałeś się w jakich sytuacjach zamawiający jest zobowiązany wezwać wykonawcę do wyjaśnień rażąco niskiej ceny?

Wokół tego, jak obliczyć czy cena jest rażąco niska narosło wiele mitów i legend.

W tym artykule postaram się wyjaśnić wątpliwości z tym związane.

*****

Artykuł możesz również przesłuchać w moim Podcaście Przetargowym:

*****

Jak obliczyć, czy cena jest rażąco niska – Podstawowa zasada

Podstawowa zasada stanowi, że zamawiający ma obowiązek żądać od wykonawcy wyjaśnień zaoferowanej ceny lub kosztu w przypadku, gdy zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe:

• wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub
• budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów.

Jak widzisz jest to regulacja bardzo nieostra. Co to bowiem znaczy, że „cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia”?

Dla jednej osoby cena 1 miliona złotych będzie się wydawać rażąco niska, a dla innej rażąco wygórowana.

Jest to subiektywne odczucie.

Jak obliczyć, czy cena jest rażąco niska za pomocą obiektywnych wartości?

Ustawa dostrzegła ten problem i dlatego oprócz wyżej wskazanej ogólnej zasady, zamawiający ma również obowiązek wezwać wykonawcę do wyjaśnień w następujących przypadkach:

• W przypadku gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania.
• W przypadku gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10.

Są to więc już wartości mierzalne i konkretne. Za ich pomocą możemy „zero – jedynkowo” zweryfikować, czy dany wykonawca powinien zostać wezwany do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Omówmy sobie pokrótce te dwa punkty.

Punkt 1 – cena niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia

Wartość zamówienia to pewna kwota ustalona przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania przetargowego. Zamawiający szacuje, ile jego zdaniem dane zamówienie będzie kosztować i w ten sposób powstaje szacunkowa wartość zamówienia.

Szacunkową wartość zamówienia podaje się jako kwotę netto (bez podatku VAT).

Żeby więc móc porównać wartość zamówienia (która jest bez VATu) z ofertą wykonawcy (która już VAT zawiera), to musimy je sprowadzić do wspólnego mianownika. W tym celu do wartości szacunkowej zamówienia dodaje się podatek VAT.

Dzięki temu możemy porównać cenę brutto do ceny brutto.

W przeciwnym wypadku porównywalibyśmy cenę netto do ceny brutto.

W tym miejscu chciałbym zwrócić Twoją uwagę na jeszcze jedną istotną kwestię. Otóż wielu wykonawców myli ze sobą dwa pojęcia – „wartość zamówienia” oraz „kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia”.

Tymczasem są to dwie zupełnie różne rzeczy.

Szczegółowo opisałem to w odrębnym artykule. Możesz zapoznać się z nim pod tym linkiem >>Wartość zamówienia a kwota przeznaczona na sfinansowanie

W tym miejscu napisze jedynie, że kwota, którą zamawiający podaje przed otwarciem ofert to jest „kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia”, a nie „wartość zamówienia”. Z kolei do ustalenia, czy wykonawca powinien zostać wezwany do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, interesuje nas tylko i wyłącznie „wartość zamówienia”.

Wprawdzie często zamawiający podają jedną wartość i jako „wartość zamówienia”, i jako  „kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia”. Nie jest to jednak reguła.

O szczegółowych różnicach pomiędzy tymi pojęciami, napisałem więcej właśnie w poprzednim artykule. Znajdziesz tam również informacje, w jaki sposób dowiedzieć się ile wynosi „wartość zamówienia”.

Punkt 2 – cena niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej ofert

Drugi punkt dotyczy przypadku, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen złożonych ofert.

Jest to stosunkowo proste do policzenia.

Najpierw sumujemy wartość wszystkich złożonych ofert. Następnie otrzymaną wartość dzielimy przez liczbę ofert. W ten sposób mamy już średnią arytmetyczną cen.

Teraz wystarczy policzyć, czy interesująca nas cena jest niższa o co najmniej 30% od średniej arytmetycznej cen.

Jeżeli tak – mamy obowiązek wezwać do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Pamiętać tylko trzeba, że do liczenia średniej nie bierzemy pod uwagę ofert podlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1 i 10 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Są to następujące przypadki:

• 226 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych – oferta odrzucona, ponieważ została złożona po terminie składania ofert.
• 226 ust. 1 pkt 10 ustawy Prawo zamówień publicznych – oferta odrzucona, ponieważ zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu.

Jeżeli więc zamawiający odrzucił ofertę na podstawie którejś z tych przyczyn, to nie wliczamy jej do średniej arytmetycznej.

Natomiast jeżeli również ją odrzucił, ale na innej przyczynie – do średniej się wlicza.

Zawyżona wartość zamówienia lub średnia arytmetyczna

W praktyce bardzo często się zdarza, że jeden przypadek sprawia, że wartość zamówienia lub średnia arytmetyczna ulegają znacznemu zawyżeniu. W konsekwencji wykonawcy zostają zmuszeni do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny, mimo że ich cena jest w pełni rynkowa.

Weźmy jako przykład wartość zamówienia. Ustala ją zamawiający przed rozpoczęciem przetargu. Bardzo często zamawiający, żeby obliczyć wartość zamówienia zwraca się do potencjalnych wykonawców z niezobowiązującym pytaniem.

„Ile to mniej więcej będzie kosztować?”

W związku z tym, że jest to na razie niezobowiązujące pytanie, a nie oficjalny przetarg, to wykonawcy nie chcą „odsłaniać kart” i podawać ostatecznej ceny. Jest to zresztą bardzo roztropne. Zamiast tego dodają do swojej ceny nadwyżkę (np. 30%), żeby później mieć pole do obniżenia ceny.

Jednak zamawiający obliczając wartość zamówienia bierze pod uwagę ceny z nadwyżką. A w konsekwencji oficjalna wartość zamówienia jest zawyżona w stosunku do rynkowej wartości . Powstaje więc obowiązek wezwania wykonawców do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, mimo że ich cena jest w pełni rynkowa.

Spotkałem się z przypadkiem, gdzie w postępowaniu zostało złożonych 10 ofert i wszystkich 10 wykonawców zostało wezwanych do złożenia wyjaśnień rażąco niskiej ceny. No cóż – bywa i tak.

Drugi przypadek może być związany z średnią arytmetyczną. Zdarza się, że jeden wykonawca składa ofertę zdecydowanie zbyt wysoką.

Miałem kiedyś przypadek przetargu, w którym zostało złożonych pięć ofert. Cztery z nich oscylowały w granicach jednego miliona złotych (między 900 tysięcy a milion sto). Natomiast piąty wykonawca złożył ofertę na 5 milionów złotych.

Efekt? Średnia arytmetyczna wszystkich ofert wynosiła około 2 miliony złotych. A w konsekwencji czterech wykonawców musiało zostać wezwanych do wyjaśnień rażąco niskiej ceny.

Czy w takiej sytuacji zamawiający też musi wzywać do wyjaśnień rażąco niskiej ceny?

Na szczęście przepisy zawierają furtkę. Ta furtka pozwala zamawiającym odstąpić od wezwania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny w takim przypadku.

Zgodnie z przepisem nie wzywa się do wyjaśnień, jeżeli rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Dla mnie okoliczność, że jeden z wykonawców zdecydowanie przestrzelił z ceną oferty, a tym samym bezsensownie zawyżył średnią arytmetyczną złożonych ofert, jest oczywista i nie wymaga wyjaśnienia. Ja odstąpiłbym więc od wezwania do wyjaśnień.

Musisz jednak pamiętać, że duża liczba zamawiających mimo wszystko w takiej sytuacji wezwanie Cię do wyjaśnień. Wynika to z tego, że:

• albo nie wiedzą o istnieniu wyjątku,
• albo wiedzą o jego istnieniu, ale nie są przekonani, czy faktycznie rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych.

A skoro już dostałeś wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, to najlepszym pomysłem jest skupienie się na udzieleniu wyjaśnień.

Moja cena nie jest niższa o 30% ani od wartości zamówienia, ani od średniej arytmetycznej wszystkich złożonych ofert, a i tak dostałem wezwanie do wyjaśnień

Na pierwszy rzut oka zamawiający postąpił nieprawidłowo. Skoro cena oferty nie jest niższa o co najmniej 30% ani od wartości zamówienia, ani od średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, to nie powstaje obowiązek wezwania do wyjaśnień.

Nie jest tak jednak do końca.

Musimy bowiem pamiętać o podstawowej zasadzie, zgodnie z którą zamawiający ma obowiązek żądać od wykonawcy wyjaśnień zaoferowanej ceny lub kosztu w przypadku gdy zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów.

Pisałem o niej na samym początku artykułu.

Może się więc zdarzyć, że cena nie przekracza limitu 30%, ale i tak wydaje się rażąco niska. W takiej sytuacji i tak zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. A wykonawca ma obowiązek udzielić wyjaśnień.

Czy wzywa się tylko najtańszego?

Na sam koniec chciałbym napisać o jeszcze jednej ważnej sprawie.

Zdarza mi się słyszeć opinie, że do wyjaśnień rażąco niskiej ceny wzywa się tylko wykonawcę, który złożył najtańszą ofertę.

Nie jest to prawda.

Sprawdzenie, czy cena zaoferowana przez wykonawcę jest rażąco niska, jest elementem badania ofert. Ustawa nakazuje badać oferty wszystkich wykonawców, a nie tylko najtańszego. W konsekwencji zamawiający musi zweryfikować ceny zaoferowane przez wszystkich wykonawców.

Jeżeli z uznajemy, że spośród 10 złożonych ofert 10 może zawierać rażąco niską cenę, to wzywamy do wyjaśnień wszystkich 10 wykonawców.

Jak obliczyć, czy cena jest rażąco niska – Podsumowanie

Jak widzisz zasady dotyczące tego, jak obliczyć, czy cena jest rażąco niska są stosunkowo skomplikowane.

Musimy pamiętać o ogólnej zasadzie, zgodnie z którą do wyjaśnień wzywa się zawsze, jeżeli cena wydaje się być rażąco niska i budzi wątpliwości.

Oprócz ogólnej zasady mamy również dwa przypadki, które pozwalają nam matematycznie i „zero-jedynkowo” obliczyć, czy wykonawca powinien zostać wezwany do wyjaśnień.

A po drodze mamy jeszcze sporo wyjątków i szczegółów, na które musimy zwrócić uwagę.

Mam jednak nadzieję, że lektura artykułu pozwoliła Ci dowiedzieć się, jak obliczyć, czy cena jest rażąco niska.

[Jeżeli chcesz poczytać o wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny, to zapraszam Cię do lektury artykułu >>Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Z kolei, jeżeli interesuje Cię ogólnie temat rażąco niskiej ceny, to koniecznie przeczytaj ten artykuł >>Rażąco niska cena]

Dawid Pantak
radca prawny
e-mail: dawid.pantak@legalkp.pl
telefon: 668 501 984

*****

Zapisz się na Biuletyn Przetargowy oraz odbierz darmowego e-booka 5 największych błędów w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny.

*****

Mojego podcastu możesz słuchać również na YouTube: