Przyjmijmy, że mamy już gotową treść odwołania do Prezesa KIO. Wielu z Was zapewne zastanawia się co dalej. Procedura wysyłania odwołania niestety nie należy do najprostszych. Sytuację komplikuje jeszcze fakt, że nawet najdrobniejszy błąd może nas kosztować odrzuceniem odwołania. Dzisiaj opiszę Wam krok po kroku w jaki sposób wysłać odwołanie. Dzięki lekturze możecie mieć pewność, że uniknięcie niepotrzebnych problemów, a Wasze odwołanie zostanie merytorycznie rozpoznane przez KIO.

1)

Od odwołania należy uiścić wpis w wymaganej wysokości. Wysokość wpisu zależy w każdym przypadku od konkretnej sytuacji.

Wpis należy uiścić na konto Urzędu Zamówień Publicznych. Jako tytuł przelewu należy wskazać „Odwołanie do Prezesa KIO – [skrócona nazwa Zamawiającego] – [skrócona nazwa postępowania].

UWAGA – wpis należy uiścić przed terminem na wniesienie odwołania. Termin na wniesienie odwołania zależy w każdym przypadku od konkretnej sytuacji. Nieuiszczenie wpisu lub uiszczenie go po terminie będzie skutkowało odrzuceniem odwołania. Po uiszczeniu wpisu należy wydrukować dwie kopie potwierdzenia przelewu oraz dołączyć je do odwołań.

2)

Należy wydrukować treść odwołania dwa razy (jeden komplet będzie przeznaczony dla Zamawiającego, drugi będzie przeznaczony dla Prezesa KIO) oraz podpisać oba egzemplarze na końcu. Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą podpisujesz odwołania osobiście. W przypadku spółki prawa handlowego odwołania podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki (wspólnik, odpowiedni członek zarządu). Odwołanie może podpisać także inna osoba jako pełnomocnik. W takim przypadku należy przygotować oraz podpisać odpowiednie pełnomocnictwo. Ponadto w takim przypadku należy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa. Opłatę należy uiścić na konto Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy. Jako tytuł przelewu należy wskazać opłata skarbowa od pełnomocnictwa dla [Imię i nazwisko Pełnomocnika] Odwołanie do Prezesa KIO – [skrócona nazwa Zamawiającego] – [skrócona nazwa postępowania].

3)

Do każdego kompletu wydrukowanych odwołań należy załączyć:

  • wydrukowane potwierdzenie przelewu wpisu;
  • odpowiednie dokumenty rejestracyjne. Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jest to wydruk z CEIDG. W przypadku spółki prawa handlowego jest to kopia KRS. Dokumenty rejestracyjne należy na każdej stronie potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osobę, która podpisuje odwołanie;
  • jeżeli odwołanie wnosi pełnomocnik – odpowiednie pełnomocnictwo.

UWAGA – pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale (nie może to być kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez odwołującego, musi to być koniecznie oryginał lub kopia notarialnie poświadczona);

  • jeżeli odwołanie wnosi pełnomocnik – wydrukowane potwierdzenie przelewu opłaty skarbowej od pełnomocnictwa;
  • jeżeli powoływane są dowody – odpowiednie dowody. Dowody należy na każdej stronie potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osobę, która podpisuje odwołanie.

4)

Pierwszy komplet odwołań należy wysłać do Zamawiającego. Najlepiej zeskanować całość jednego podpisanego kompletu odwołania i wysłać je Zamawiającemu najpierw pocztą elektroniczną, a później drogą pocztową.

UWAGA – odwołanie wraz ze wszystkimi załącznikami musi zostać doręczone do Zamawiającego przed terminem na wniesienie odwołania. W przypadku wysyłki pocztą nie jest wystarczające samo nadanie przesyłki w terminie. W terminie odwołanie wraz ze wszystkimi załącznikami musi zostać dostarczone do Zamawiającego. Dlatego należy je wysłać e-mailem na adres e-mail wskazany w treści odwołania (wówczas dotrze ono na czas), a pocztą jedynie pomocniczo. Nie dostarczenie odwołania Zamawiającemu w terminie na wniesienie odwołania wraz ze wszystkimi załącznikami skutkuje odrzuceniem odwołania. Treść e-maila do Zamawiającego powinna być następująca (należy uzupełnić odpowiednio miejsca w nawiasach kwadratowych):

Szanowni Państwo,

Działając w imieniu [Nazwa Odwołującego], na podstawie art. 180 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych przesyłam kopię odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w prowadzonym przez Państwa postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą: [Nazwa postępowania].

Odwołanie wraz z załącznikami liczy [Liczba stron odwołania wraz z załącznikami] stron. Proszę o potwierdzenie otrzymania niniejszej wiadomości elektronicznej wraz z załącznikiem.

Jednocześnie informuję, że odwołanie zostanie dzisiaj również wysłane do Państwa w formie papierowej za pośrednictwem poczty kurierskiej.

Z poważaniem,

[Imię i nazwisko wysyłającego e-mail]

Do e-maila jako załącznik należy dodać zeskanowany jeden komplet odwołania (wraz ze wszystkimi załącznikami).

5)

Wysłany e-mail należy wydrukować i dołączyć do drugiego kompletu odwołań (kompletu przeznaczonego dla Prezesa KIO). E-mail należy poświadczyć za zgodność z oryginałem przez osobę, która podpisuje odwołanie.

6)

Drugi komplet odwołania (komplet przeznaczony dla Prezesa KIO) trzeba wysłać na adres Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej – Prezes Krajowej Izby Odwoławczej, ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa.

UWAGA – odwołanie musi zostać dostarczone do adresata przed upływem terminu na wniesienie odwołania. Nie jest wystarczające samo nadanie na poczcie z zachowaniem terminu. Odwołanie do Prezesa KIO należy wysłać więc co najmniej jeden dzień roboczy wcześniej kurierem z gwarantowanym dostarczeniem następnego dnia. Odwołanie można wysłać również w formie elektronicznej przez platformę EPUAP, jeżeli dysponujesz bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jeżeli odwołanie zostanie dołączone do adresata po terminie na wniesienie odwołania, odwołanie zostanie odrzucone.

To tyle, jeżeli chodzi o wysłanie odwołania. Teraz pozostaje czekać na wyznaczenie przez KIO terminu rozprawy i przygotowywać na nią strategię. Powodzenia!