Cofnięcie odwołania jest sposobem na uratowanie sytuacji, gdy odwołujący uświadomi sobie, że ma małe szanse na wygraną przed KIO lub w sytuacji gdy nastąpi zmiana okoliczności.

Cofnięcie odwołania można dokonać na każdym etapie – aż do zamknięcia rozprawy. W takim przypadku KIO po prostu umorzy postępowanie odwoławcze.

Aby jednak cofnięcie miało sens, należy to zrobić najpóźniej przed otwarciem rozprawy (a więc może nastąpić jeszcze na poprzedzającym rozprawę posiedzeniu). W przypadku gdy wycofanie nastąpi przed otwarciem rozprawy, KIO zwróci odwołującemu 90% wpisu (odwołujący traci więc tylko 10% wpisu).

Przykład

ABC sp. z o.o. wniosła odwołanie do KIO w postępowaniu na dostawy powyżej progów unijnych. Wpis od odwołania wynosił więc 15.000 zł. Po pewnym czasie postanowili jednak wycofać odwołanie. Wysłali do KIO pismo jeszcze przed posiedzeniem i rozprawą. KIO umorzyła postępowanie odwoławcze. Zwróciła ABC sp. z o.o. 90% wpisu (13.500 zł), zatrzymując 10% (1.500 zł).

W sprawie kosztów należy pamiętać o jeszcze jednej ważnej rzeczy. Jeżeli cofnięcie odwołania nastąpi na mniej niż 1 dzień przed terminem rozprawy lub posiedzenia, to zamawiający ma prawo domagać się od odwołującego dodatkowych kosztów – wynagrodzenia pełnomocnika (do 3.600 zł) oraz kosztów dojazdu.

Jeżeli już podjąłeś decyzję o cofnięciu odwołania, to najlepiej zrobić to na dłużej niż dzień przed posiedzeniem/rozprawą. Wtedy odzyskasz 90% wpisu oraz nie ryzykujesz, że zamawiający wystąpi o obciążenie Cię dodatkowymi kosztami.

Przykład

ABC sp. z o.o. wniosła odwołanie do KIO w postępowaniu na dostawy powyżej progów unijnych. Wpis od odwołania wynosił więc 15.000 zł. Postanowili jednak wycofać odwołanie. Odwołanie zostało cofnięte na posiedzeniu poprzedzającym rozprawę. Z racji tego, że cofnięcie nastąpiło przed otwarciem rozprawy, KIO zwróciła ABC sp. z o.o. 90% wpisu (13.500 zł), zatrzymując 10% (1.500 zł).

Jednak obecny na posiedzeniu zamawiający złożył wniosek o zasądzenie na jego rzecz kosztów w wysokości 3.600 zł (wynagrodzenie pełnomocnika) oraz 300 zł (koszty biletów na pociąg). Z racji tego, że wycofanie odwołania nastąpiło na krócej niż 1 dzień przed posiedzeniem/rozprawą KIO przyjęła wniosek zamawiającego i obciążyła tymi kosztami ABC sp. z o.o.

W przypadku gdy w odwołaniu postawiłeś zamawiającemu więcej niż jeden zarzut możliwe jest wycofanie niektórych tylko zarzutów, przy pozostawieniu pozostałych.

Przykład

ABC sp. z o.o. wniosła odwołanie do KIO zarzucając zamawiającemu zaniechanie odrzucenia oferty konkurenta z dwóch powodów. Po pierwsze produkt zaoferowany przez konkurenta nie spełnia wymogów zamawiającego. Po drugie konkurent nie dołączył wyników badań, które były obowiązkowo wymagane. Na kilka dni przed rozprawą, kiedy pracownik ABC sp. z o.o. przygotowywał się do niej, zauważył, że wyniki badań jednak znajdują się w ofercie (czego przez przypadek nie zauważył kiedy przygotowywał odwołanie). Wysłał więc do KIO pismo, w którym wycofał drugi z zarzutów. Pierwszy zarzut natomiast pozostał do rozpoznania.

Pełnomocnictwo w postępowaniu przed Krajową Izbą Odwoławczą umożliwia złożenie odwołania i branie udziału w postępowaniu przez swojego przedstawiciela. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, jeżeli nie chcesz lub nie możesz działać osobiście lub też jeżeli oprócz osobistego uczestnictwa chcesz zapewnić sobie wsparcie innej osoby. Poniżej przedstawię kilka informacji, o których musisz pamiętać w związku z pełnomocnictwem.

Dużym plusem jest, że pełnomocnikiem przed KIO może być w zasadzie każdy. Nie ma ograniczenia tak jak w postępowaniu przed sądem, że pełnomocnikiem może być tylko adwokat lub radca prawny, bądź ktoś z najbliższej rodziny. W postępowaniu przed KIO pełnomocnikiem może być każdy kto ma przynajmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Może to być więc Twój prawnik, Twój pracownik czy inna osoba do której masz zaufanie.

Często zdarza się, że w rozprawie w imieniu jednego wykonawcy uczestniczy kilku pełnomocników. Moim zdaniem jest to dobra praktyka. Sprawy przed KIO mają charakter interdyscyplinarny i często poza kwestiami typowo prawnymi omawiane są sprawy związane ze szczegółami technicznymi danego produktu, usługi czy roboty. Z tego powodu udział jednego pełnomocnika może okazać się niewystarczający.

Pełnomocnik składający odwołanie czy występujący na rozprawie jest zobowiązany przedstawić pełnomocnictwo. Co bardzo ważne pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale. Nie można przedstawić zwykłej kopii czy nawet kopii poświadczonej przez adwokata/radcę prawnego (nie stosuję się w tym zakresie przepisów kodeksu postępowania cywilnego). Jeżeli dysponujemy tylko jednym egzemplarzem pełnomocnictwa, a potrzebujemy go wykorzystać także w innym celu, można skorzystać z usług notariusza i poprosić o sporządzenie notarialnej kopii pełnomocnictwa. Kopia notarialna będzie honorowana na równi z oryginałem. Wynagrodzenie notariusza w przypadku tej usługi to kilka złotych.

Co jakiś czas pojawiają się wątpliwości, czy od pełnomocnictwa należy uiścić opłatę skarbową. Moim zdaniem trzeba i KIO również stoi na takim stanowisku. Wysokość opłaty skarbowej to 17 zł od jednego pełnomocnictwa. Opłaty dokonujemy przelewem. Dane do przelewu znajdują się pod tym linkiem: https://www.uzp.gov.pl/kio/postepowanie-odwolawcze/komunikaty-na-temat-numerow-kont-i-wysokosci-oplat (na samym dole strony).

Jak powinno wyglądać pełnomocnictwo? Koniecznie musi być pełnomocnictwem rodzajowym, to znaczy musi wskazywać, że pełnomocnik jest uprawniony do reprezentowania przed Krajową Izbą Odwoławczą. Nie jest natomiast wystarczające pełnomocnictwo ogólne. Czasami się zdarza, że przedsiębiorca ma do np. pracownika tak duże zaufanie, że przekazuje mu pełnomocnictwo, które upoważnia go do działania we wszystkich sprawach (po prostu we wszystkich sprawach, bez ich wyszczególnienia). To jest właśnie pełnomocnictwo ogólne. Nie przejdzie ono jednak przed KIO. Musi być w nim wskazane, że pełnomocnik jest uprawniony do reprezentowania przed KIO.

Poza tym nie ma większych ograniczeń co do treści pełnomocnictwa. Może być określone bardziej generalnie – „do reprezentowania przed Krajową Izbą Odwoławczą”. Może być również bardziej konkretnie – „do reprezentowania przed Krajową Izbą Odwoławczą w sprawie o sygnaturze KIO […/…].

Instrukcja wniesienia odwołania do KIO

Szczególną ostrożność muszą zachować pełnomocnicy, którzy zgłaszają przystąpienie. W przypadku gdy przystąpienie zgłosi pełnomocnik, ale nie dołączy pełnomocnictwa, to przepisy nie przewidują uzupełnienia takiego braku. Może się więc okazać, że zgłoszenie przystąpienia będzie nieskuteczne. Trzeba dokładnie upewnić się, że pełnomocnictwo zostało dołączone.

To już chyba wszystkie najważniejsze informacje na temat pełnomocnictwa.

Przyjmijmy, że mamy już gotową treść odwołania do Prezesa KIO. Wielu z Was zapewne zastanawia się co dalej. Procedura wysyłania odwołania niestety nie należy do najprostszych. Sytuację komplikuje jeszcze fakt, że nawet najdrobniejszy błąd może nas kosztować odrzuceniem odwołania. Dzisiaj opiszę Wam krok po kroku w jaki sposób wysłać odwołanie. Dzięki lekturze możecie mieć pewność, że uniknięcie niepotrzebnych problemów, a Wasze odwołanie zostanie merytorycznie rozpoznane przez KIO.

1)

Od odwołania należy uiścić wpis w wymaganej wysokości. Wysokość wpisu zależy w każdym przypadku od konkretnej sytuacji.

Wpis należy uiścić na konto Urzędu Zamówień Publicznych. Jako tytuł przelewu należy wskazać „Odwołanie do Prezesa KIO – [skrócona nazwa Zamawiającego] – [skrócona nazwa postępowania].

UWAGA – wpis należy uiścić przed terminem na wniesienie odwołania. Termin na wniesienie odwołania zależy w każdym przypadku od konkretnej sytuacji. Nieuiszczenie wpisu lub uiszczenie go po terminie będzie skutkowało odrzuceniem odwołania. Po uiszczeniu wpisu należy wydrukować dwie kopie potwierdzenia przelewu oraz dołączyć je do odwołań.

2)

Należy wydrukować treść odwołania dwa razy (jeden komplet będzie przeznaczony dla Zamawiającego, drugi będzie przeznaczony dla Prezesa KIO) oraz podpisać oba egzemplarze na końcu. Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą podpisujesz odwołania osobiście. W przypadku spółki prawa handlowego odwołania podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki (wspólnik, odpowiedni członek zarządu). Odwołanie może podpisać także inna osoba jako pełnomocnik. W takim przypadku należy przygotować oraz podpisać odpowiednie pełnomocnictwo. Ponadto w takim przypadku należy uiścić opłatę skarbową od pełnomocnictwa. Opłatę należy uiścić na konto Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy. Jako tytuł przelewu należy wskazać opłata skarbowa od pełnomocnictwa dla [Imię i nazwisko Pełnomocnika] Odwołanie do Prezesa KIO – [skrócona nazwa Zamawiającego] – [skrócona nazwa postępowania].

3)

Do każdego kompletu wydrukowanych odwołań należy załączyć:

• wydrukowane potwierdzenie przelewu wpisu;
• odpowiednie dokumenty rejestracyjne. Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą jest to wydruk z CEIDG. W przypadku spółki prawa handlowego jest to kopia KRS. Dokumenty rejestracyjne należy na każdej stronie potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osobę, która podpisuje odwołanie;
• jeżeli odwołanie wnosi pełnomocnik – odpowiednie pełnomocnictwo.

UWAGA – pełnomocnictwo należy dołączyć w oryginale (nie może to być kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez odwołującego, musi to być koniecznie oryginał lub kopia notarialnie poświadczona);

• jeżeli odwołanie wnosi pełnomocnik – wydrukowane potwierdzenie przelewu opłaty skarbowej od pełnomocnictwa;
• jeżeli powoływane są dowody – odpowiednie dowody. Dowody należy na każdej stronie potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osobę, która podpisuje odwołanie.

4)

Pierwszy komplet odwołań należy wysłać do Zamawiającego. Najlepiej zeskanować całość jednego podpisanego kompletu odwołania i wysłać je Zamawiającemu najpierw pocztą elektroniczną, a później drogą pocztową.

UWAGA – odwołanie wraz ze wszystkimi załącznikami musi zostać doręczone do Zamawiającego przed terminem na wniesienie odwołania. W przypadku wysyłki pocztą nie jest wystarczające samo nadanie przesyłki w terminie. W terminie odwołanie wraz ze wszystkimi załącznikami musi zostać dostarczone do Zamawiającego. Dlatego należy je wysłać e-mailem na adres e-mail wskazany w treści odwołania (wówczas dotrze ono na czas), a pocztą jedynie pomocniczo. Nie dostarczenie odwołania Zamawiającemu w terminie na wniesienie odwołania wraz ze wszystkimi załącznikami skutkuje odrzuceniem odwołania. Treść e-maila do Zamawiającego powinna być następująca (należy uzupełnić odpowiednio miejsca w nawiasach kwadratowych):

Szanowni Państwo,

Działając w imieniu [Nazwa Odwołującego], na podstawie art. 180 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych przesyłam kopię odwołania do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w prowadzonym przez Państwa postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą: [Nazwa postępowania].

Odwołanie wraz z załącznikami liczy [Liczba stron odwołania wraz z załącznikami] stron. Proszę o potwierdzenie otrzymania niniejszej wiadomości elektronicznej wraz z załącznikiem.

Jednocześnie informuję, że odwołanie zostanie dzisiaj również wysłane do Państwa w formie papierowej za pośrednictwem poczty kurierskiej.

Z poważaniem,

[Imię i nazwisko wysyłającego e-mail]

Do e-maila jako załącznik należy dodać zeskanowany jeden komplet odwołania (wraz ze wszystkimi załącznikami).

5)

Wysłany e-mail należy wydrukować i dołączyć do drugiego kompletu odwołań (kompletu przeznaczonego dla Prezesa KIO). E-mail należy poświadczyć za zgodność z oryginałem przez osobę, która podpisuje odwołanie.

6)

Drugi komplet odwołania (komplet przeznaczony dla Prezesa KIO) trzeba wysłać na adres Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej – Prezes Krajowej Izby Odwoławczej, ul. Postępu 17A, 02-676 Warszawa.

UWAGA – odwołanie musi zostać dostarczone do adresata przed upływem terminu na wniesienie odwołania. Nie jest wystarczające samo nadanie na poczcie z zachowaniem terminu. Odwołanie do Prezesa KIO należy wysłać więc co najmniej jeden dzień roboczy wcześniej kurierem z gwarantowanym dostarczeniem następnego dnia. Odwołanie można wysłać również w formie elektronicznej przez platformę EPUAP, jeżeli dysponujesz bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jeżeli odwołanie zostanie dołączone do adresata po terminie na wniesienie odwołania, odwołanie zostanie odrzucone.

To tyle, jeżeli chodzi o wysłanie odwołania. Teraz pozostaje czekać na wyznaczenie przez KIO terminu rozprawy i przygotowywać na nią strategię. Powodzenia!

Dzisiejszy wpis poświęcony będzie wyjaśnieniu, kto jest adresatem odwołania. Odwołanie pod względem technicznym składa się bowiem nie do KIO, ale do Prezesa KIO.

Być może pomyślisz teraz, że w tytule bloga wprowadzam Cię w błąd. Blog nosi tytuł „Odwołanie do KIO”, tymczasem adresatem odwołania jest faktycznie Prezes KIO. Pragnę Cię uspokoić. ; – ) Odwołanie faktycznie wnosi się do Prezesa KIO, ale jest to jedynie techniczny sposób zapisania adresata odwołania. Wszystkie czynności związane z rozpoznaniem odwołania przeprowadza już KIO. Również skrótowo mówi się, że „wnoszę odwołanie do KIO”. I stąd tytuł tego bloga.

Z czego wynika, że odwołanie wnosi się do Prezesa KIO? Wprost z przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, które stanowią, że odwołanie wnosi się właśnie do Prezesa KIO. To on musi się znaleźć w nagłówku odwołania – jako jego adresat. Bardzo istotnym jest, żeby o tym pamiętać. Jako adresata nie można wpisać Krajowej Izby Odwoławczej (jako instytucji), Urzędu Zamówień Publicznych, czy też Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. W tym ostatnim przypadku bardzo łatwo o błąd, ponieważ w poprzednim stanie prawnym odwołanie wnosiło właśnie się do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Jeżeli więc przy przygotowaniu odwołania zamierzasz posiłkować się starymi wzorami, koniecznie sprawdź, kto jest adresatem. Również na niektórych stronach internetowych można znaleźć nieaktualną informację na ten temat.

Jak widzisz, przy skutecznym przygotowaniu odwołania czeka na Ciebie wiele pułapek. Pierwsza z nich czai się już na samym początku sporządzania odwołania. Aby uniknąć tej, a także wielu innych pułapek, serdecznie zapraszam do lektury mojego bloga, w którym postaram wyjaśnić Ci wszystkie meandry postępowania przed KIO. Być może lektura mojego bloga pozwoli Ci ustrzec się przed jakimś błędem, lub odwrotnie – pozwoli Ci zauważyć i wykorzystać błąd Twojego Konkurenta. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości serdecznie zapraszam do kontaktu.